Conditions générales d'utilisation et de vente

1. Objet

Les présentes conditions générales d'utilisation et de vente (ci-après « CGUV ») ont pour objet de définir les termes et conditions dans lesquels Probook, entreprise suisse (ci-après « Probook »), met à disposition sa plateforme logicielle en ligne au profit de tout salon professionnel exerçant dans le domaine de la beauté, de la coiffure ou des prestations connexes (ci-après le « Salon »), et de fixer les droits et obligations respectifs des parties.

Toute souscription à un abonnement Probook implique l'acceptation pleine et sans réserve des présentes CGUV par le Salon, dont une copie peut être téléchargée ou imprimée à tout moment. Les présentes CGUV prévalent sur tout autre document émanant du Salon, notamment ses conditions générales d'achat.

2. Définitions

Dans les présentes, les termes ci-dessous, qu'ils soient employés au singulier ou au pluriel, auront la signification suivante :

• Probook : entreprise suisse éditrice et exploitante de la plateforme Probook.
• Plateforme : ensemble des services logiciels accessibles en ligne via les domaines probook.ch, pro.probook.ch, book.probook.ch et les sous-domaines [salon].probook.ch.
• Salon (ou Utilisateur) : personne physique ou morale, professionnelle, titulaire d'un compte Probook et abonnée à l'un des plans tarifaires.
• Compte : espace personnel et sécurisé accessible au Salon depuis pro.probook.ch après authentification.
• Client final : personne physique cliente du Salon, dont les données peuvent être traitées via la Plateforme pour les besoins de la gestion commerciale et de la réservation.
• Abonnement : contrat de mise à disposition de la Plateforme, à durée mensuelle ou annuelle, souscrit par le Salon dans l'une des formules proposées.
• Données : ensemble des informations saisies, téléversées, générées ou collectées par le Salon ou par ses Clients finaux dans le cadre de l'utilisation de la Plateforme.
• Partie : Probook ou le Salon, désignés indifféremment.

3. Inscription et compte

L'inscription est ouverte exclusivement aux professionnels majeurs, dûment enregistrés au registre du commerce ou auprès de toute autorité équivalente, et exerçant à titre commercial une activité de salon de beauté, de coiffure ou connexe. Le Salon garantit que les informations communiquées lors de l'inscription sont exactes, complètes et à jour, et s'engage à les actualiser sans délai en cas de changement.

Les identifiants de connexion sont strictement personnels et confidentiels. Le Salon est seul responsable de leur conservation et des conséquences de leur divulgation à un tiers. Toute action effectuée depuis le Compte est réputée effectuée par le Salon. En cas de soupçon d'utilisation frauduleuse, le Salon doit en informer Probook sans délai à hello@probook.ch.

Probook se réserve le droit de refuser ou de clôturer toute inscription qui ne satisferait pas aux conditions énoncées ci-dessus, sans avoir à justifier sa décision.

4. Description du service

Probook propose une plateforme logicielle en ligne (Software as a Service) permettant la gestion intégrale d'un salon professionnel. Deux formules principales sont proposées :

4.1. Pack Basique

Le pack Basique comprend notamment :

• la gestion de l'agenda multi-collaborateur et multi-poste ;
• la gestion de l'équipe, des horaires, des congés et des disponibilités ;
• la gestion des services, prestations, durées et tarifs ;
• la fiche client complète, avec historique, fiche technique et notes ;
• le module de caisse et l'édition de factures conformes ;
• la page vitrine publique du salon hébergée sur un sous-domaine [salon].probook.ch ;
• la réservation en ligne par les clients finaux 24h/24, 7j/7 ;
• l'envoi automatique de confirmations et de rappels par email ;
• l'envoi de SMS de rappel selon les volumes inclus dans la formule ;
• les statistiques de fréquentation et de chiffre d'affaires ;
• le support par email pendant les heures ouvrées.

4.2. Pack Premium

Le pack Premium comprend l'intégralité des fonctionnalités du pack Basique, augmenté des éléments suivants :

• possibilité de connecter un nom de domaine personnalisé (le Salon doit en être propriétaire ; Probook ne fournit pas le nom de domaine) ;
• retrait des éléments de marque Probook sur la page vitrine publique du Salon ;
• support prioritaire avec délai de réponse réduit ;
• fonctionnalités avancées additionnelles annoncées sur la page tarifaire en vigueur.

Le contenu exact des formules est susceptible d'évoluer dans le temps. Toute évolution substantielle est portée à la connaissance des Salons abonnés au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.

5. Prix, facturation et paiement

5.1. Tarifs

Les tarifs en vigueur à la date des présentes sont les suivants (hors TVA le cas échéant) :

• Pack Basique : 49 CHF par mois ou 499 CHF par an (économie d'environ 15 % par rapport à la facturation mensuelle). Sans engagement de durée.
• Pack Premium : 89 CHF par mois ou 999 CHF par an. Engagement ferme de trente (30) mois à compter de la signature, applicable indépendamment de la périodicité (mensuelle ou annuelle), incluant la mise à disposition du terminal de paiement Probook A77 et des fonctionnalités avancées associées.

La TVA suisse, au taux légal en vigueur (actuellement 8,1 %), est appliquée lorsque cela est requis par la législation.

Outre l'Abonnement, Probook peut proposer des prestations annexes ponctuelles, expressément acceptées par le Salon lors de la souscription :

• Activation et migration assistée : 200 CHF (paiement unique), comprend la reprise par les techniciens Probook du fichier client et des principales données depuis l'ancien logiciel.
• Activation seule : 90 CHF (paiement unique), comprend la configuration initiale du compte sans reprise de données.
• Activation offerte : selon promotion commerciale en vigueur à la souscription.

5.2. Facturation et prélèvement

Les abonnements sont facturés par Probook et encaissés par l'intermédiaire de son prestataire de paiement Stripe. Le paiement intervient par prélèvement automatique sur le moyen de paiement enregistré par le Salon (carte bancaire ou prélèvement SEPA selon disponibilité). Le premier prélèvement intervient à l'issue de la période d'essai gratuite, puis selon la périodicité choisie par le Salon (mensuelle ou annuelle).

Les factures sont mises à disposition du Salon dans son espace personnel et lui sont adressées par email à l'adresse de facturation indiquée.

5.3. Défaut de paiement

En cas d'échec du prélèvement automatique, Probook adresse au Salon une relance par email. Si le règlement n'est pas régularisé dans un délai de 14 jours suivant la première relance, Probook se réserve le droit de suspendre l'accès à la Plateforme sans préavis supplémentaire, jusqu'à régularisation. À défaut de régularisation dans les 30 jours, Probook peut résilier le contrat de plein droit, sans préjudice du recouvrement des sommes dues, majorées des intérêts moratoires au taux légal suisse.

6. Période d'essai gratuite

Probook offre à tout nouveau Salon une période d'essai gratuite de 14 jours à compter de la création du Compte, sans engagement et sans nécessité de communiquer un moyen de paiement à l'inscription. Au terme de cette période, le Salon peut souscrire à l'une des formules payantes. À défaut de souscription, l'accès à la Plateforme est suspendu et les Données saisies pendant l'essai sont conservées 30 jours avant suppression définitive.

7. Durée, renouvellement et résiliation

7.1. Pack Basique — sans engagement

L'abonnement au Pack Basique est conclu pour une durée d'un mois (en périodicité mensuelle) ou de douze mois (en périodicité annuelle), tacitement renouvelable par périodes successives de même durée. Le Salon peut le résilier à tout moment depuis son espace personnel ou par email à hello@probook.ch. La résiliation prend effet à l'échéance de la période en cours déjà réglée, sans remboursement au prorata. Pour la périodicité annuelle, la notification de résiliation doit parvenir à Probook au plus tard 30 jours avant la date d'échéance ; à défaut, l'abonnement est reconduit pour une nouvelle période annuelle.

7.2. Pack Premium — engagement ferme de 30 mois

Compte tenu de la mise à disposition par Probook du terminal de paiement Probook A77 ainsi que des fonctionnalités avancées incluses, l'abonnement au Pack Premium est conclu pour une durée ferme et irrévocable de trente (30) mois à compter de la date de signature, applicable indépendamment de la périodicité de facturation choisie par le Salon (mensuelle ou annuelle).

Pendant cette période, l'abonnement ne peut être résilié unilatéralement par le Salon. Toute demande de résiliation anticipée entraînera, à titre de clause pénale forfaitaire, le paiement immédiat des mensualités restant à courir jusqu'au terme des 30 mois, ainsi que la restitution du terminal de paiement Probook A77 dans un état conforme à un usage normal. À l'issue de la période ferme, l'abonnement est tacitement reconduit par périodes successives d'un (1) mois, résiliables à tout moment moyennant un préavis de 30 jours selon les modalités du point 7.1.

Par exception, le Pack Premium peut être résilié sans pénalité en cas de cessation définitive d'activité du Salon dûment justifiée par tout document officiel (radiation du registre du commerce, jugement de faillite ou équivalent).

7.3. Restitution et suppression des données

À l'issue du contrat, quelle qu'en soit la cause, le Salon dispose d'un délai de 30 jours pour exporter l'intégralité de ses Données via la fonction d'export disponible dans son espace personnel (formats CSV ou JSON). Passé ce délai, Probook procède à la suppression définitive et sécurisée des Données, sous réserve des obligations légales de conservation des pièces comptables (10 ans selon le droit suisse).

8. Obligations du Salon

Le Salon s'engage à :

• utiliser la Plateforme conformément à sa destination, à la législation applicable et aux présentes CGUV ;
• garantir l'exactitude et la mise à jour des informations communiquées, notamment les coordonnées de facturation, les horaires d'ouverture et la présentation publique du salon ;
• respecter les droits des tiers, en particulier les droits de propriété intellectuelle, les droits à l'image et la confidentialité ;
• s'abstenir de toute utilisation contraire à l'ordre public, aux bonnes moeurs ou à la loi, et notamment de toute publication de contenu illicite, diffamatoire, trompeur ou contrefaisant ;
• conserver la confidentialité de ses identifiants de connexion et alerter Probook sans délai en cas de suspicion d'accès non autorisé ;
• informer ses Clients finaux du traitement de leurs données personnelles via la Plateforme, recueillir le cas échéant leur consentement et leur permettre l'exercice de leurs droits ;
• s'acquitter aux échéances convenues des sommes dues au titre de l'Abonnement ;
• ne pas tenter de contourner les mesures techniques de sécurité, ne pas pirater, décompiler, désassembler ou rétro-concevoir la Plateforme, et ne pas en revendre ou sous-licencier l'accès à un tiers.

9. Obligations de Probook

Probook s'engage à :

• mettre la Plateforme à disposition du Salon dans des conditions raisonnables de qualité et de disponibilité, dans le cadre d'une obligation de moyens ;
• mettre en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour assurer la sécurité et la confidentialité des Données ;
• assurer un support utilisateur par email, accessible aux heures ouvrées (du lundi au vendredi, de 9h à 18h CET, hors jours fériés suisses) ;
• procéder aux mises à jour évolutives et correctives nécessaires au bon fonctionnement de la Plateforme ;
• notifier au Salon les opérations de maintenance planifiée avec un préavis raisonnable ;
• informer le Salon de toute violation de Données susceptible de l'affecter dans les délais réglementaires.

La Plateforme étant fournie « en l'état », Probook ne souscrit aucun engagement chiffré de disponibilité (SLA) à ce stade. Les interruptions liées à la maintenance planifiée, à des cas de force majeure, à une défaillance d'un sous-traitant technique tiers ou à un incident extérieur sont exclues de toute garantie.

10. Propriété intellectuelle

Probook conserve la pleine et entière propriété de l'ensemble des éléments composant la Plateforme, en particulier le code source, l'architecture logicielle, les bases de données, les interfaces, les chartes graphiques, les contenus rédactionnels, la marque Probook et tous les éléments associés. Le contrat ne confère au Salon qu'un droit d'utilisation personnel, non exclusif, non transférable et révocable, pendant toute la durée de l'Abonnement, dans la limite des fonctionnalités prévues par la formule souscrite.

Le Salon conserve la pleine propriété des Données qu'il saisit ou téléverse sur la Plateforme. Il concède à Probook une licence non exclusive, gratuite et limitée aux strictes nécessités techniques d'hébergement, de stockage, d'affichage et de traitement de ces Données pour la fourniture du service, pendant toute la durée de l'Abonnement.

11. Protection des données personnelles

Le traitement des données personnelles dans le cadre des présentes est régi par la politique de confidentialité de Probook, élaborée en conformité avec la nLPD suisse et le RGPD.

S'agissant des données relatives aux Clients finaux du Salon, les parties conviennent expressément que le Salon agit en qualité de responsable de traitement et Probook en qualité de sous-traitant, au sens des réglementations applicables. Les modalités précises de cette sous-traitance sont décrites dans un accord de sous-traitance (Data Processing Agreement) mis à disposition sur demande à hello@probook.ch. Le Salon s'engage à respecter ses propres obligations en sa qualité de responsable de traitement, et notamment à informer ses Clients finaux et à recueillir, le cas échéant, leur consentement.

12. Responsabilité

La Plateforme est fournie « en l'état », sans garantie de résultat commercial pour le Salon. Probook ne saurait être tenu responsable des choix éditoriaux, commerciaux, opérationnels ou tarifaires effectués par le Salon dans le cadre de son activité, ni des conséquences résultant des contenus publiés par le Salon, qui en demeure seul responsable.

Sous réserve des dispositions légales impératives, et sauf faute intentionnelle ou faute grave dûment démontrée, la responsabilité totale et cumulée de Probook envers le Salon, tous chefs de préjudices confondus, est expressément limitée au montant total des sommes effectivement versées par le Salon à Probook au titre de l'Abonnement au cours des trois (3) mois précédant immédiatement le fait générateur du préjudice.

Probook ne saurait en aucun cas être tenu responsable des dommages indirects, tels que la perte de chiffre d'affaires, la perte d'exploitation, la perte de clientèle, l'atteinte à l'image, le préjudice commercial ou tout préjudice résultant d'une indisponibilité temporaire de la Plateforme, d'une défaillance d'un sous-traitant technique tiers ou d'un cas de force majeure au sens du droit suisse.

13. Suspension et résiliation pour motif grave

Probook se réserve le droit de suspendre l'accès du Salon à la Plateforme, ou de résilier le contrat de plein droit sans préavis ni indemnité, dans les hypothèses suivantes :

• défaut de paiement non régularisé dans les conditions du point 5.3 ;
• utilisation manifestement illicite, frauduleuse, dangereuse ou contraire aux présentes CGUV ;
• atteinte avérée à la sécurité, à l'intégrité ou au bon fonctionnement de la Plateforme ;
• communication d'informations fausses ou trompeuses lors de l'inscription ou par la suite ;
• toute violation grave ou répétée des obligations contractuelles du Salon malgré une mise en demeure restée sans effet.

La suspension ou la résiliation est notifiée au Salon par email. En cas d'urgence avérée (atteinte à la sécurité, comportement portant un risque immédiat pour la Plateforme ou pour des tiers), Probook peut suspendre sans préavis. La résiliation pour motif grave n'ouvre droit à aucun remboursement des sommes déjà versées par le Salon.

14. Modifications des CGUV

Probook se réserve la faculté de modifier les présentes CGUV à tout moment pour tenir compte de l'évolution de ses services, du marché ou de la réglementation. Toute modification substantielle est portée à la connaissance des Salons par email ou par notification dans l'espace personnel, au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.

Si le Salon refuse les nouvelles conditions, il peut résilier son Abonnement, sans frais ni pénalité, dans le délai de préavis. À défaut de résiliation dans ce délai, le Salon est réputé avoir accepté les nouvelles conditions, qui s'appliquent à compter de leur date d'entrée en vigueur.

15. Droit applicable et juridiction

Les présentes CGUV sont régies par le droit suisse, à l'exclusion de ses règles de conflit de lois. La Convention de Vienne sur les contrats de vente internationale de marchandises est expressément écartée.

Les parties s'engagent à rechercher de bonne foi une solution amiable à tout différend né de l'exécution ou de l'interprétation des présentes, préalablement à toute action contentieuse. À défaut d'accord amiable dans un délai de 30 jours à compter de la première notification écrite du différend, tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux ordinaires du canton de Vaud (Suisse), sous réserve des dispositions légales impératives applicables aux consommateurs lorsque celles-ci doivent recevoir application.

16. Dispositions diverses

• Non-renonciation : le fait pour l'une des parties de ne pas se prévaloir d'un manquement de l'autre à l'une quelconque des obligations des présentes ne saurait être interprété comme une renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.
• Divisibilité : si l'une quelconque des stipulations des présentes était déclarée nulle ou inapplicable par une décision de justice définitive, les autres stipulations conserveraient leur plein effet.
• Intégralité de l'accord : les présentes CGUV, complétées par la politique de confidentialité, la politique en matière de cookies et les éventuels documents particuliers expressément acceptés par le Salon, expriment l'intégralité de l'accord des parties et remplacent tout accord antérieur, écrit ou verbal, relatif au même objet.
• Cession : Probook peut céder le contrat à un tiers, notamment dans le cadre d'une opération de restructuration, de cession d'activité ou de fusion, à condition que les droits du Salon soient intégralement préservés. Le Salon ne peut céder le contrat sans l'accord écrit préalable de Probook.
• Force majeure : aucune partie ne pourra être tenue responsable de l'inexécution de ses obligations résultant d'un cas de force majeure au sens du droit suisse.

17. Contact

Pour toute question relative aux présentes CGUV, à un Abonnement ou à l'utilisation de la Plateforme, vous pouvez écrire à hello@probook.ch.